Ausgangslage

Ihr Unternehmen ist schon seit einigen Jahren nach dem FSC Chain of Custody FSC-STD-40-004 zertifiziert. Regelmäßig vor den Audits bricht jedoch die große Unruhe aus. Ist das Handbuch sowie alle Daten und Dokumente noch aktuell und richtig? Kennen sich die Mitarbeiter noch aus? Wo befinden sich die relevanten Unterlagen? Haben wir unser ERP-System richtig gepflegt? Eine Vielzahl von Fragen, deren Beantwortung bzw. Bearbeitung in einer großen Hauruck-Aktion bewerkstelligt wird. Mit Zeit, die Ihre Mitarbeiter genau dann eigentlich nicht haben.
Während des Audits fällt es Ihren Mitarbeiter nicht leicht, ad hoc die relevanten Dokumente und insbesondere Verfahren aufzurufen und zu erklären. Oft muss gesucht werden, manche Mitarbeiter legen dem Auditor alte und bereits überholte Versionen von Dokumenten vor. Zwei Mitarbeiter die Sie vor 4 Monaten neu eingestellt haben
Oft ist es dann trotzdem so, dass im Audit eine Reihe von Hauptabweichungen gefunden werden. Im letzten Audit sind sie sogar knapp an der Suspendierung/Aussetzung des Zertifikates vorbeigeschrammt. Nach dem Audit werden mit zusätzlichem Aufwand die Abweichungen bearbeitet und abgestellt.

Zielsetzung, Vorgehensweise und Ergebnis

Im letzten Managementmeeting haben Sie gemeinsam mit Ihrem Kollegen und Mitarbeitern festgestellt, das diese Vorgehensweise zur Erhaltung des Zertifikates im Grunde in hohem Maße ineffizient ist und sie deutlich mehr Aufwand für die Bearbeitung und Pflege der Systemdokumentation betreiben müssen, als Sie eigentlich wollen und können. Sie haben deshalb beschlossen die Verwaltung und Organisation des Zertifikates deutlich effizienter und zielgerichteter betreiben zu wollen. Bei einer Internetrecherche sind Sie auf das Dienstleistungsangebot von evobizz gestoßen.
Im Zuge eines Quick-Checks wurde das aktuelle System bewertet und ein Maßnahmenkatalog zur Optimierung Ihrer Zertifikatspflege festgelegt. Dieser umfasst:

• Umstellung der bestehenden Zertifikatsdokumentation auf das digitale IMS von evobizz
• Auflösung der alten Doku
• Einrichtung des neuen IMS durch sachkundige evobizz Mitarbeiter
• Einweisung und Schulung Ihrer Mitarbeiter in das IMS
• Jährliches Update der relevanten Dokumentation und des IMS
• Internes Voraudit vor dem geplanten Überwachungs-Audit durch den Zertifizierer

Seit der Umstellung können Sie feststellen, dass Führungskräfte wie Mitarbeiter den anstehenden Audits mit größerer Gelassenheit entgegensehen. Dadurch das die Programmdokumentation vollständig digital und jederzeit auf jedem Medium verfügbar ist, können die Inhalte schnell korrigiert oder angepasst werden. Die früher erforderlichen Vorbereitungen der Audits, wie zum Beispiel der Austausch der alten Handbücher gegen die neue Handbuchversion, sind nahezu komplett weggefallen. Durch das jährliche Update sowie die das Voraudit gibt es jetzt deutlich weniger Abweichungen und damit auch weniger notwendige Nacharbeit nach einem Audit.

Aufwand / Amortisation

Durch die Bündelung von Kompetenz, Effizienz und Digitalisierung konnte der Aufwand für die Umstellung sowie Pflege des IMS auf 1,5 bis 2 Tage pro Jahr optimiert werden.