Ausgangslage
Ihr Betrieb ist schon seit einigen Jahre nach FSC und PEFC zertifiziert. Die wiederkehrenden Audits und Überprüfungen haben sie bisher ohne Probleme überstanden. Betreut werden die Zertifikate von ihrem Qualitätsmanager, der allerdings auch noch einige andere Aufgaben hat. Sie haben im Zuge der Zertifizierung ein Handbuch erstellt, dass alle Anforderungen bezüglich notwendiger Prozesse und Verfahren beschreibt. Weiterhin gibt es Protokolle von internen Audits, Nachweise und andere relevante Dokumente. Diese sind allesamt auf einem Laufwerk in QM-Ordner abgelegt. Zusätzlich werden das Handbuch und bestimmte Dokumente in gedruckter Form den Abteilungen und Mitarbeitern im Betrieb zur Verfügung gestellt. Wird einen neue Version eines Dokuments erstellt, so müssen alle Vorgängerversionen eingesammelt und durch die neue Dokumentenversion ersetzt werden. Oft kommt es vor, dass nicht alle alten Versionen aus dem Verkehr gezogen werden, manchmal passiert es sogar, dann die neue Version gar nicht in Umlauf gebracht wird. Solche Fälle führten in Audits schon mehrfach zu Abweichungen. Vor drei Wochen wurde der gesamte QM-Ordner aus Versehen komplett gelöscht. Die Daten konnten nur mit ziemlichen Aufwand aus einem Backup zurückgeholt werden. Allerdings war das Backup schon ein paar Tage alt, sodass die Dokumente nicht den letzten Bearbeitungsstand hatten. Ein weiteres Problem in diesem Zusammenhang ist, dass nicht alle Mitarbeiter das QM-Verzeichnis kennen oder nicht wissen wie sie dorthin kommen. So sind die im Handbuch und in den Dokumenten enthaltenen, wichtigen Informationen nicht für alle Mitarbeiter gleichermaßen zugänglich.
Zielsetzung, Vorgehensweise und Ergebnis
Im letzten Management-Review wurden Sie als Geschäftsführer vom Qualitätsmanager auf die Thematik angesprochen. Es entstand die Idee, dass Handbuch sowie die einzelnen Dokumente in ein web- bzw. browserbasiertes Informationssystem zu übertragen. Folgende Ziele sollen in diesem Zusammenhang außerdem realisiert werden:
- Jeder Mitarbeiter hat einfach und schnell Zugang zu allen relevanten Dokumenten und Informationen
- Alle Informationen und Dokumente sind immer und überall aktuell
- Die papierbasierte Dokumentation wird aus Umweltgründen abgeschafft
- Alle Daten sind durch tägliche Backups vor dem Verlust geschützt
Im Internet sind sie auf das IMS von evobizz aufmerksam geworden. Bei der Prüfung des Produktes und dem Abgleich mit Ihren Anforderungen konnten sie feststellen, dass das IMS in nahezu optimaler Weise diese abdeckt. Mit Unterstützung eines evobizz-Beraters wurden die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Einführung des IMS geschaffen und das System eingeführt. Im Zuge dessen wurde festgestellt wie offen und flexibel das IMS ist. Der Qualitätsmanager zieht nun sogar in Erwägung, die gesamte ISO 9001-Dokumentation in das evobizz IMS zu übernehmen. So wäre alle Daten aller Zertifikate an einer Stelle verfügbar.
Aufwand / Amortisation
Rückblickend hatten sowohl Geschäftsführer als auch der Qualitätsmanager nicht erwartet, mit so geringem Aufwand ein webbasiertes IMS auf die Beine stellen zu können. Binnen sehr kurzer Zeit konnten Handbuch und mitgeltende Dokumente übernommen und Mitarbeiter eingerichtet und geschult werden.
Einmalige Tätigkeiten |
2,5 Tage Aufwand |
Lizenz und Installation IMS |
Festpreis |
Einrichtung und Datenübernahme |
2 Tag |
Einweisung und Schulung |
0,5 Tage |